La Grande Table – commande école
Instaurer un système de commandes de repas pour les écoles
La Grande Table est un organisme communautaire de Sherbrooke dédié à l’amélioration de la qualité de vie des familles et des enfants dans le besoin. En offrant des repas gratuits ou à prix modiques, elle favorise l’intégration et l’autonomie dans un environnement familial et chaleureux.
L’organisme a eu comme nouveau besoin d’ouvrir un système de commandes de dîners pour une école de l’Estrie. Les parents de cette école devaient donc être en mesure de commander les repas de leurs enfants pour les semaines d’école à venir. Le système devait s’intégrer à leur site web Shopify déjà existant.
LES DÉfis & OBJECTIFS
01
Processus de commande structuré :
- Offrir aux parents un accès privé au menu des repas, disponible sur une période de 2 semaines, avec trois choix de repas par jour, incluant une collation prédéterminée.
- Permettre aux parents de sélectionner un repas par jour ou de choisir «aucun repas» en cas d’absence prévue de l’enfant, avec la possibilité de commander jusqu’à deux semaines à l’avance, au plus tard le jeudi de la semaine précédente.
- Les informations des repas disponibles proviennent d’Alice POS, où une connexion avec Shopify a été intégrée.
02
Gestion des comptes utilisateurs :
- Faciliter la création de comptes pour les parents, leur permettant d’ajouter les informations de leurs enfants, y compris le nom complet et le groupe scolaire.
- Assurer que seuls les parents d’une école en particulier puissent créer un compte et accéder au système de commande, avec une inscription préalable nécessaire pour la création du mot de passe.
03
Intégration des informations nutritionnelles :
- Présenter les ingrédients et allergènes pour chaque repas, avec des informations provenant du système Alice POS, afin d’informer les parents et de répondre aux besoins alimentaires spécifiques des enfants.
04
Création d’un API personnalisé :
- Cet API permet une connexion entre la gestion des commandes standards dans Shopify ainsi qu’une base de données où les informations des commandes sont compilées dans deux fichiers.
- Chaque vendredi matin, de façon automatique, un fichier est envoyé à La Grande Table, avec la liste des repas à préparer pour la semaine, détaillant les quantités nécessaires pour chaque plat.
- Même chose pour l’école, où un fichier est envoyé avec la liste hebdomadaire des élèves ayant commandé des repas, classée par groupe scolaire et par jour, afin de faciliter la distribution.
NOS SOLUTIONS
Ces personnalisations ont permis à La Grande Table d’offrir un système de commande de repas aux parents de cette école. L’expérience utilisateur a été simplifiée afin que les parents puissent facilement commander plusieurs repas en deux semaines pour chacun de ses enfants. La Grande Table a, quant à elle, simplifié son système de prise de commande en passant par le web. En mettant en avant la complexité des requis et les solutions apportées, ce projet reflète l’engagement de La Grande Table à mieux servir la communauté de Sherbrooke.
Pour répondre à ces défis, nous avons proposé et mis en œuvre les solutions suivantes :
- Développement d’un portail sécurisé permettant aux parents de consulter un menu structuré sur une période de deux semaines, avec trois choix de repas par jour.
- Ajout d’une fonctionnalité permettant aux parents de commander jusqu’à deux semaines à l’avance, avec une date limite fixée au jeudi précédent la semaine visée.
- Création d’un système de comptes parentaux, avec une inscription restreinte aux parents d’une école, validée par une étape d’inscription préalable.
- Synchronisation des données des repas disponibles par jour avec les informations nutritionnelles entre Alice POS et Shopify.
- Mise en place d’un système générant des rapports hebdomadaires automatisés, envoyés à La Grande Table pour les repas à préparer, détaillant les quantités requises pour chaque plat.
- Création d’un rapport destiné à l’école, regroupant les informations sur les élèves ayant commandé des repas, triées par groupe scolaire et par jour.
- Intégration d’un système de paiement en ligne sécurisé (Monéris), permettant aux parents de régler leurs commandes directement par carte de crédit.
- Mise en place d’un processus manuel pour la gestion des crédits en cas de demande de remboursement, garantissant un suivi clair et organisé.
- Développement d’une fonctionnalité permettant à La Grande Table de procéder à un remboursement dans la base de données, étant donné que la fonctionnalité de remboursement existante dans le Shopify ne fonctionne pas avec la base de données personnalisée qui a été créée.
« Nous avons eu un service attentionné et humain d’Axial. Tout au long de notre projet, nous avons senti une préoccupation sincère de l’équipe afin d’arriver avec des solutions créatives et abordables afin de réaliser notre projet tout en respectant nos paramètres financiers et temporels. »
Vincent Boutin, Directeur général
« La Grande Table nous demande en juin si un projet de commander des repas pour une école serait faisable pour la rentrée scolaire en septembre, et ce, à partir du Shopify déjà existant. Après une rapide analyse, on a tout de suite dit oui! C’était un défi assez grand, avec des requis très précis et complexes, mais qui répondait au besoin criant pour une école primaire d’offrir des repas abordables à ses élèves à la rentrée. On ne pouvait dire non! C’est donc en un mois qu’on a développé une base de données personnalisée qui a permis l’affichage custom d’un menu et d’un processus de commande qui sortait des étapes standards d’un Shopify. L’équipe a travaillé fort et était très fière! »
Mélissa Toutant, Gestionnaire de projets
Étendue des travaux
Stratégie d'affaires et numérique
- Stratégie d'affaires
- Planification stratégique web
- Design UX/UI
Développement
- Analyse et choix technologiques
- Développement de site web e-commerce
- Intégration de systèmes
Gestion de projets
- Planification et gestion de projets
- Gestion des parties prenantes
- Coaching agile et gestion du changement
